СТО360: запись, ремонт и аналитика автосервиса в одной системе

СТО360 — наша система для автосервисов. Она закрывает работу сервиса целиком: от записи клиента на ремонт до выдачи машины и отчетов для руководителя. Демоверсию можно открыть кнопкой в начале страницы: в ней можно переключаться между ролями и пройти весь цикл заказ-наряда.

Как было

Сотрудники общались по рациям и в мессенджерах. Информация передавалась на словах, по частям и часто не полностью.
Фото машин хранились в разных местах — в телефонах, чатах, на компьютере — и без контекста: непонятно, к какому ремонту они относятся и что на них важно.
Когда заказов много, все путалось: детали терялись, договоренности забывались.
Если сотрудник уходил или заболевал, вместе с ним пропадал контекст по его машинам.
Досогласование работ с клиентом становилось отдельной задачей: приходилось собирать по крупицам, что нашли, что обещали и что уже сделано.
Статус машины узнавали звонком: «Что с ней? Клиент согласовал? Запчасти пришли?» Клиент тоже звонил в сервис и ждал ответа.
Руководитель видел итоги месяца, но не понимал, какой мастер сколько приносит и почему часть клиентов больше не возвращается.

Что сделали

Мы собрали работу сервиса в одной системе, где у каждого участника свой контур:

клиентский — запись на ремонт и понятный для клиента порядок работы;
рабочий — заказ-наряды и задачи для приемщиков, мастеров и других сотрудников;
управленческий — аналитика по деньгам, ремонтам, клиентам и сотрудникам.

Как проходит заказ-наряд

Клиент записывается на ремонт, и сервис заранее знает, кто и когда приедет.
Приемщик оформляет автомобиль, и в системе создается заказ-наряд.
Мастер проводит диагностику и фиксирует результаты в том же заказ-наряде.
По результатам диагностики формируется оценка работ.
Работы согласуются с клиентом, решение сохраняется в системе.
Ремонт идет по задачам: каждый сотрудник видит, что нужно сделать ему.
После ремонта заказ-наряд закрывается, и автомобиль выдают клиенту.

Вся история ремонта в одном месте

Каждый сотрудник видит в заказ-наряде полную историю ремонта:

кто и в какой момент что сделал;
комментарии и пояснения коллег;
все фотографии, которые относятся к этому ремонту.

Видна и история автомобиля: прошлые заказ-наряды по этой машине. Например, мастер-приемщик при приемке сразу видит, что уже ремонтировали и какие были замечания.

Если сотрудник заболел или уволился, коллега открывает заказ-наряд и продолжает работу с полным контекстом. Досогласование с клиентом проходит быстрее: находки, фото и договоренности уже собраны в одном месте.

Для клиента

Клиентский контур повышает уровень сервиса для тех, кто привозит машину:

Запись на ремонт без долгих звонков и ожидания ответа администратора.
Понятный порядок. Сервис работает по единому процессу, и клиенту не нужно дозваниваться, чтобы узнать, что происходит с машиной.
Без сюрпризов в счете. Оценка и согласование работ проходят до начала ремонта.
Быстрые ответы. Сотрудники не ищут информацию по чатам и сразу отвечают клиенту.

Хорошо организованный сервис замечают: к нему возвращаются и его рекомендуют знакомым.

Для сотрудников

У каждой роли свой экран и свой список задач — например, у приемщика и у мастера.
Заказ-наряд проходит этапы по порядку, поэтому всегда понятно, кто сейчас отвечает за машину.
Не нужно бегать с рацией и переспрашивать: все, что нужно для работы, уже есть в заказ-наряде.

Для руководителя: аналитика

СТО360 показывает руководителю полную картину сервиса:

Финансы. Выручка и финансовые показатели сервиса по периодам.
Ремонты. Какие работы делают, кто и когда их выполнял, сколько времени они заняли.
Клиенты. Кто возвращается в сервис, а кто уехал и больше не приезжал.
Сотрудники. Как работает каждый мастер и приемщик, сколько заказ-нарядов через него проходит и какая у него конверсия — например, из диагностики в согласованный ремонт.

Решения принимаются по цифрам: видно, кого поощрить, кому помочь и какие услуги развивать.

Связка с CRM и Roistat

СТО360 не заменяет CRM, а дополняет ее. Если в сервисе уже есть CRM, заказ-наряд создается автоматически и связывается с заказ-нарядом в CRM: данные не нужно вносить дважды.

Систему можно связать с Roistat и другими сервисами аналитики рекламы. Тогда виден весь путь клиента: какая рекламная кампания его привела, сколько он заплатил за ремонт и вернулся ли снова. Так проще понять, какая реклама окупается.

Что это дает

Без звонков и уточнений. Статус любой машины виден в системе.
Довольные клиенты. Запись, согласование и выдача проходят понятно и быстро.
Управление по цифрам. Руководитель видит деньги, клиентов и работу каждого сотрудника.
Окупаемость рекламы. Вместе с Roistat видно, какие каналы приводят платящих клиентов.
Полный контекст. История ремонта и автомобиля, фото и комментарии видны всем, кому они нужны.
Ничего не теряется. Информация не пропадает между сменами, при болезни или уходе сотрудника.

Как мы считали

Возьмем сервис из 15 человек. Если каждый тратит около 18 минут в день на поиск статусов, передачу информации, контроль и напоминания, за месяц из 22 рабочих дней набирается:

15 человек × 18 минут × 22 дня ÷ 60 = 99 часов в месяц

Если система сократит это время вдвое, сервис получит около 50 часов в месяц. Это оценка затрат на координацию, а не подтвержденная экономия после внедрения.