Закупки автосалонов: заявка с телефона, согласование в два нажатия
Сотрудник оформляет заявку на закупку с телефона, согласующие решают в два нажатия, а снабжение и склад ведут ее до выдачи. Статусы сами попадают в таблицу.
≈30ч/мес
экономит команда при 120 заявках в месяц
1:25
- 01Задача
- Заявки на закупку терялись в чатах, согласование тормозило, а после передачи на склад никто не знал, где заказ.
- 02Решение
- Telegram-бот ведет заявку от создания до выдачи: согласующие, снабжение и склад работают в нем, каждый в своем меню.
- 03Результат
- Автор видит каждый этап своей заявки, руководитель — сроки и суммы, а реестр в Google Sheets заполняется сам.
У холдинга несколько автосалонов, и каждый день сотрудникам что-то нужно: расходники, оборудование, запчасти для сервиса. Раньше заявки приходили в общие чаты и личные сообщения, а реестр закупок вели в таблице вручную.
Как было
- Заявку писали в чат в свободной форме, и снабжению приходилось уточнять позицию, количество и площадку.
- Согласующие отвечали, когда находили сообщение. Закупка стояла, пока заявка лежала в переписке.
- Данные из чатов переносили в таблицу руками, с опечатками и пропусками.
- Когда товар уходил на склад, автор заявки не знал, где он, и снова писал в чат: «А где мой заказ?»
Что сделали
Мы сделали Telegram-бота, который ведет заявку от создания до выдачи со склада. У каждой роли свое меню: сотрудник создает заявку, согласующий принимает решение, снабжение подбирает и запускает закупку, склад отмечает поступление и выдачу. Статусы, даты, суммы и контакты автоматически попадают в Google Sheets.
Как это работает
- Сотрудник нажимает «Создать заявку» и указывает категорию, позицию, количество, площадку и комментарий. При необходимости прикладывает фото или видео.
- Заявка получает номер и уходит согласующим по списку для этой категории. У них быстрый просмотр и кнопки «Согласовать» и «Отклонить».
- После согласования снабжение собирает варианты закупки: поставщик, срок, сумма, способ оплаты, НДС, ответственный. Варианты одним действием уходят на утверждение.
- Утвержденный вариант фиксируется в заявке и в Google Sheets. Автор видит каждый этап: «Заказ оформлен», «Заказано», «Ожидает получателя».
- Когда товар приходит, склад отмечает поступление и выдачу. Пока заказ не заберут, бот напоминает автору каждые 2 часа с 9:00 до 20:00.
Что это дает
- Прозрачность. Видна вся цепочка: кто согласовал, кто заказал и где сейчас товар.
- Ничего не забывается. Сроки поставки и напоминания живут в системе, а не в памяти сотрудников.
- Все в одной карточке. Фото, комментарии, сумма и способ оплаты собраны в заявке.
- Готовая аналитика. Google Sheets стал живым реестром закупок, по которому можно строить отчеты.
Сотрудники подают заявку с телефона, согласующие принимают решение в пару нажатий, а руководитель видит сроки и суммы в реальном времени.
Как мы считали
Возьмем сеть, где оформляют 120 заявок в месяц. Без бота на одну заявку у команды уходит около 15 минут лишней работы: уточнить детали в переписке, найти и переслать заявку согласующему, перенести данные в таблицу, ответить автору, где заказ.
Экономия = 120 заявок × 15 минут ÷ 60 = 30 часов в месяц
Чем больше площадок и заявок, тем заметнее эффект: время уходит не на саму заявку, а на каждую сверку между людьми.
Что можно настроить
Маршруты согласования зависят от суммы, категории и площадки. Если согласующий долго не отвечает, срабатывает резервное согласование. Вместо Google Sheets или вместе с ними можно подключить 1С, Bitrix24 или amoCRM.