Ивент-проект в одном приложении вместо десятка чатов и таблиц

Ивент-проект ведет большая команда: свои сотрудники, подрядчики и клиент. Каждому нужна своя часть информации, и она постоянно меняется.

Как было

• Задачи, статусы и материалы были разбросаны по чатам, таблицам и заметкам.
• Аккаунт-менеджер пересказывал одно и то же команде, подрядчикам и клиенту в разных чатах.
• После каждого изменения приходилось вручную сверять версии и проверять, что все видят актуальное.
• Договоренности со звонков оставались в памяти или в личных заметках.

Что сделали

Мы собрали задачи, записи звонков, статусы и материалы в одном приложении. У команды, подрядчиков и клиента разные уровни доступа: каждый видит свою часть проекта.

Как это работает

1. Задачи и статусы проекта ведутся в приложении, а не в переписке.
2. Записи звонков сохраняются там же, рядом с задачами.
3. Материалы лежат в одном месте, в последней версии.
4. Подрядчики и клиент заходят со своим уровнем доступа и видят то, что касается их.

Что это дает

• Одно место. Вся информация по проекту собрана в приложении вместо десятка чатов.
• Без дублирования. Менеджер не пересказывает одно и то же разным участникам.
• Актуальные версии. Никто не работает по устаревшим данным.
• Договоренности сохраняются. Записи звонков лежат рядом с задачами.

Как мы считали

Допустим, аккаунт-менеджер тратит около 2 часов в день на пересылку информации и сверку версий. С единым приложением остается около 30 минут на обновление статусов.

Экономия = 22 рабочих дня × (2 − 0,5) часа = 33 часа в месяц