Пилот вместо большого внедрения: как автоматизировать один процесс

Первая версия должна решить конкретную задачу, а не охватить всю компанию. Так проще проверить решение в работе, собрать обратную связь команды и понять, стоит ли развивать его дальше. Такой формат называют пилотом. Ниже пять шагов, из которых он состоит.

1. Зафиксировать исходную точку

Сначала разбирают действия, участников и используемые сервисы. Затем считают частоту операций, затраты времени и количество ручных шагов.

Без этих чисел после запуска не с чем будет сравнивать. О том, как собрать их быстро, мы писали в статье «Как посчитать эффект автоматизации процесса».

2. Спроектировать пилот

На этом шаге определяют три вещи:

• какую часть процесса изменит первая версия;
• какие функции и интеграции для этого нужны;
• по каким признакам будет оцениваться результат.

Границы важнее полноты. Узкая первая версия быстрее попадает к пользователям и дает честную обратную связь.

3. Разработать и протестировать

Промежуточные версии стоит показывать команде и проверять на реальных задачах, а не на тестовых примерах. Замечания пользователей дешевле учесть до полноценного запуска, чем после.

4. Встроить в работу команды

Инструмент подключают к нужным сервисам: CRM, 1С, таблицам, мессенджерам. Сотрудникам помогают освоить новый порядок и продолжают собирать обратную связь. Если этот шаг пропустить, готовым решением могут просто не пользоваться.

5. Сравнить и принять решение

После запуска смотрят, что изменилось по сравнению с исходной точкой. Если пилот приносит пользу, решение развивают и подключают следующие процессы. Если нет, остановиться после пилота намного дешевле, чем после большого внедрения.

Что должно быть понятно до начала разработки

До старта работ заказчик должен знать четыре вещи:

1. что войдет в первую версию;
2. сколько займет работа;
3. сколько она будет стоить;
4. что потребуется от команды.

Если на один из этих вопросов нет ответа, разбор процесса еще не закончен.