Как посчитать эффект автоматизации процесса: формула и пример

Прежде чем вкладываться в разработку, полезно понять масштаб задачи: сколько времени команда тратит на операцию сейчас и сколько может высвободиться после изменений. Для первой оценки не нужны сложные модели. Хватит трех чисел и одной формулы.

Что нужно измерить

• Частота. Сколько раз в месяц выполняется операция.
• Время. Сколько минут занимает один раз, от начала до результата.
• Ручные шаги. Сколько отдельных действий делает сотрудник: открыть, скопировать, вставить, сохранить, отправить.

Частота и время дают оценку в часах. Количество шагов показывает, где именно теряется время и где чаще всего возникают ошибки.

Формула

Часы в месяц = количество операций × минуты на одну операцию ÷ 60

Например, операцию выполняют 300 раз в месяц, и каждый раз она занимает 7 минут. Получается 300 × 7 ÷ 60 = 35 часов в месяц. Это почти рабочая неделя одного сотрудника.

Чтобы оценить возможный эффект, ту же формулу применяют к разнице: сколько минут операция занимает сейчас и сколько будет занимать после изменений.

Пример расчета

Возьмем подготовку объявления о продаже автомобиля. Вручную она занимала около 35 минут. После того как данные стали приходить из 1С, а материалы для публикации готовятся автоматически, активная работа с одним автомобилем сокращается до 5 минут.

Разница составляет 30 минут на объявление. При 100 объявлениях в месяц это 30 × 100 ÷ 60 = 50 часов.

Расчет показывает оценку, а не обещание

Важно разделять две вещи. Расчетная модель говорит, сколько времени может высвободиться, если исходные данные верны. Подтвержденный результат появляется только после запуска, когда процесс сравнивают до и после.

Поэтому исходные числа стоит зафиксировать заранее, а расчетные показатели отдельно помечать как расчетные.

Типичные ошибки

• Считать всю компанию сразу. Оценка получается красивой, но проверить ее невозможно. Надежнее взять один процесс.
• Учитывать только время. Редкая или постоянно меняющаяся задача может потребовать больше ресурсов на автоматизацию, чем сэкономит.
• Путать текущие затраты и экономию. Если на координацию уходит 99 часов в месяц, это затраты сегодня, а не гарантированная экономия после внедрения.
• Забывать про людей. Если новый порядок неудобен сотрудникам, расчетный эффект останется на бумаге.

Хорошая оценка помещается в одну строку: сколько раз, сколько минут, сколько шагов. Все остальное уточняется на разборе процесса.