Нужна ли бизнесу автоматизация: 5 вопросов до начала разработки

Об автоматизации говорят как о способе ускорить процессы, сократить рутину и навести порядок в данных. Но новый инструмент не всегда приносит пользу. Если выбрать его без разбора текущей работы, можно получить дополнительные расходы, лишние действия и сопротивление команды.

Ниже пять вопросов, которые помогают понять, стоит ли автоматизировать конкретный процесс. На них можно ответить без технических знаний и без технического задания.

1. Как часто выполняется задача

Автоматизация окупается на повторении. Если операцию делают десятки раз в день, даже небольшая экономия на каждом повторе складывается в заметные часы. Если задача возникает раз в квартал, разработка может потребовать больше ресурсов, чем сэкономит.

Посчитайте, сколько раз в месяц выполняется операция. Точность до единицы не нужна, хватит порядка: 10, 100 или 1000.

2. Насколько задача одинакова от раза к разу

Хорошо автоматизируется то, что идет по одному сценарию: перенос данных из чата в CRM, сборка отчета по шаблону, подготовка типового документа. Если каждый раз задача решается по-новому и правила постоянно меняются, инструмент придется все время переделывать.

Проверка простая: попробуйте описать процесс по шагам. Если шаги совпадают хотя бы в большинстве случаев, с ним можно работать.

3. Сколько времени и ручных действий уходит сейчас

Без исходной точки нельзя понять, стало ли лучше. Зафиксируйте три числа: частоту операции, время на один раз и количество ручных шагов. Этого достаточно для первой оценки. Как превратить эти числа в часы, мы разобрали в статье «Как посчитать эффект автоматизации процесса».

4. Какие сервисы уже используются

Решение должно вписаться в работу компании: получать данные из тех систем, где они уже есть, и возвращать результат туда, где его ждут. Поэтому заранее стоит выписать CRM, 1С, таблицы, мессенджеры и другие рабочие инструменты.

Иногда на этом шаге выясняется, что разработка не нужна: достаточно изменить порядок действий или лучше использовать уже подключенные сервисы.

5. Что изменится для команды

Новый порядок должен учитывать реальную работу, а не только схему процесса. Если сотрудникам станет неудобнее, инструментом не будут пользоваться. Поэтому будущих пользователей стоит подключать к тестированию до запуска, а не после.

Три возможных ответа

После такого разбора обычно остается один из трех вариантов:

оставить процесс без изменений, если автоматизация потребует больше ресурсов, чем сэкономит;
упростить работу без разработки: поменять порядок действий или настроить существующие сервисы;
перейти к оценке пилота: определить границы первой версии и данные для расчета эффекта, сроков и стоимости.

Честный ответ «автоматизировать не нужно» тоже результат. Он экономит бюджет и время команды.